ASA-Pembelian Dan Penjualan

BAB 1

INFO MENGENAI APLIKASI

1.1  Aplikasi Sistem Administrasi Penjualan Dan Pembelian

Sebuah perusahaan, baik itu skala kecil, menengah, atau besar, bahwa aplikasi berbasis data adalah sebuah keharusan agar memudahkan operasional perusahaan tersebut, salah satunya dalam memperoleh data. Oleh karena itu Aplikasi Sistem Administrasi Penjualan Dan Pembelian saya coba hadirkan secara sederhana namun informatif yang memiliki Menu Utama seperti gambar di bawah ini.

Gambar 1 : Menu Utama

Pada tampilan menu utama terdapat 2 bagian penting, Form dan Laporan, dalam bentuk Combo Box. Pada bagian form terdapat semua form yang di gunakan baik itu untuk mengisi data atau hanya menampilkan data. Dengan mengklik combo box (lihat gambar), maka semua form atau laporan yang telah di buat akan muncul. Setelah memilih form mana yang akan kita tampilkan untuk kita isi datanya, klik tombol Buka Form. Sama halnya bila kita ingin mencetak laporan.

 Gambar 2 : Form Pegawai - Data Umum

Gambar 3 : Form Pegawai - Data Penjualan Yang Dilakukan

Pada form pegawai tab Data Umum (Gambar 2) berisi data pegawai yang bisa anda perbaharui, edit atau hapus. Pada tab Data Penjualan Yang Dilakukan (Gambar 3) memberikan informasi produk apa saja yang telah di jual oleh pegawai. Semakin banyak produk yang di jual menunjukkan bahwa pegawai tersebut proaktif terhadap pelanggan. Dan informasi yang di sajikan tidak dapat di edit atau di hapus, karena data secara otomatis muncul bila kita telah melakukan transaksi penjualan di Form Transaksi Penjualan yang akan kita bahas pada bab selanjutnya.

 Gambar 4 : Form Vendor - Data Umum

Gambar 5 : Form Vendor - Data Produk

Gambar 6 : Form Vendor - Produk Yang Dibeli

Pada form vendor tab Data Umum (Gambar 4), data vendor bisa anda perbaharui, edit atau hapus. Pada form vendor tab Data Produk (Gambar 5), berisi informasi produk apa saja yang di miliki vendor tapi data tersebut tidak bisa anda edit atau hapus. Karena data tersebut otomatis muncul bila anda telah mengisi data di Form Produk. Pada form vendor tab Produk Yang Dibeli (Gambar 6) berisi informasi tentang produk-produk vendor yang kita beli. Datanya tidak bisa anda edit atau hapus, karena data secara otomatis muncul bila kita telah melakukan transaksi pembelian di Form Transaksi Pembelian, yang akan kita bahas pada bab selanjutnya.

Gambar 7 : Form Produk - Data Umum

Gambar 8 : Form Produk - Data Penjualan/Pembelian

Gambar 9 : Form Produk – Stok Produk

Pada form produk tab Data Umum (Gambar 7) berisi data umum tentang produk. Saat kita mengklik  tanda panah kecil di samping field ID Vendor, data vendor sudah harus ada di sana, namun bukan ID vendor yang muncul tapi Nama Vendor. Tujuannya agar pengguna data tidak bingung. Bila kita mengisi ID vendor, akan timbul pertanyaan, milik siapa ID tersebut. Lucu kalo kita harus membuka form vendor hanya untuk melihat nama vendor walaupun tidak ada larangan.

Pada form produk tab Data Penjualan/Pembelian (Gambar 8) berisi data mengenai produk vendor yang telah di beli atau di jual oleh suatu perusahaan. Data yang di dapat muncul secara otomatis bila kita telah melakukan transaksi penjualan dan pembelian.

Pada form produk tab Stok Produk (Gambar 9) berisi informasi tentang ketersediaan produk. Data ini juga muncul secara otomatis jika kita telah melakukan transaksi pembelian atau penjualan. Dapat kita lihat bahwa produk dengan ID ASE 5 Ribu dibeli dengan jumlah 15 (maksimal stok), lalu di jual sebanyak jumlah 2. Dan pada tab stok produk, stok aktualnyaa sisa 13, itu karena 15-2=13. Dan jumlah produk yang kita jual juga merupakan jumlah produk yang akan kita beli. Jadi perusahaan tidak akan mereka-reka lagi berapa produk yang harus di beli di kemudian hari.

Gambar 10 : Form Transaksi Pembelian

Form Transaksi Pembelian (Gambar 10) kita gunakan bila kita ingin melakukan segala kegiatan yang berhubungan dengan pembelian barang, bentuknya dikenal dengan istilah Master-Detail. Pada field ID Vendor data berasal dari table vendor dan field dibuat oleh berasal dari table pegawai. Serta field ID Produk berasal dari table produk. Masing-masing field berisi nama bukan ID, tapi berdasarkan ID. Perlu di perhatikan, saat mengisi jumlah produk yang di beli wajib di sesuaikan dengan stok maksimal di tabel tblProduk. Jika tidak sesuai, hasil stok produk akan rancu. Jadi, anda harus menggunakan validasi agar user tidak mengisi lebih dari jumlah maksimal stok.

  Gambar 11 : Form Transaksi Penjualan

 Form Transaksi Penjualan (Gambar 11) kita gunakan bila kita ingin melakukan segala kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang, bentuknya dikenal dengan istilah Master-Detail. Data field Dibuat Oleh berasal dari table pegawai dengan bentuk combo box. Sama halnya dengan form pembelian, field ID Produk berasal dari table produk dan nama produk otomatis muncul menggantikan ID produk.

Seperti yang telah di sebutkan, setelah kita melakukan transaksi baik itu pembelian ataupun penjualan, data tersebut akan tersebar dan muncul secara otomatis pada form Pegawai, Produk dan Vendor sesuai tabnya masing-masing.

Gambar 12 : Form Rincian Pembelian

Gambar 13 : Form Rincian Penjualan

Pada form Rincian Pembelian (Gambar 12) dan Rincian Penjualan (Gambar 13) berisikan informasi mengenai seluruh pembelian dan penjualan. Form ini hanya bertugas menampilkan data namun tidak dapat di edit atau di hapus. Dan seperti biasa, data muncul setelah kita melakukan transaksi pada form transaksi pembelian dan form transaksi penjualan, saya jelaskan pada bab berikutnya.

Gambar 14 : Laporan Pembelian

Gambar 15 : Laporan Penjualan

Pada Laporan Pembelian (Gambar 14) dan Laporan Penjualan (Gambar 15) dapat dilihat bahwa laporan tersebut tidak hanya menampilkan transaksi perbulan tapi juga menghasilkan laporan transaksi pertahun. Total penjualan perbulan di grup berdasarkan Nama Bulan. Setelah anda melihat-lihat laporan tersebut, anda bisa langsung mencetaknya.

Gambar 16 : Laporan Penjualan Produk Terbanyak

Pada contoh laporan penjualan produk yang paling banyak terjual, informasi yang ditampilkan dapat di jadikan acuan dalam menyediakan produk yang paling diminati pelanggan atau bisa dikatakan produk andalan. Sehingga pengambil keputusan dalam sebuah perusahaan dalam membeli produk akan mudah.

Gambar 17 : Laporan Data Pegawai

Gambar 18 : Laporan Data Vendor

Gambar 19 : Laporan Data Produk

Pada Laporan Data Pegawai, Vendor dan Produk (Gambar 17-19), sudah jelas sekali bila data berasal dari table Pegawai, Vendor dan Produk, semua ditampilkan berdasarkan huruf besar. Namun ada perbedaan dalam laporan produk, data ditampilkan tanpa field foto, gambar atau logo, tapi anda bisa menambahkan bila di perlukan.

Tampaknya pembahasan pada bab ini sudah selesai, karena semua layout telah saya tampilkan. Dan untuk penjelasan yang lebih detail kita lanjut ke bab berikutnya. Tapi kalau anda ingin beristirahat sejenak...tidak masalah.

Maaf agak lama baru update data, sibuk di real. Oke kita lanjut ke Bab 2.


 

BAB 2

MEMBUAT DATABASE DAN TABLE

2.1 Table Pegawai

Pada bab ini fokus kita membuat database dan table. Tanpa database, kita tidak dapat membuat table, query, form dan laporan. Karena database adalah inti dari sebuah program aplikasi. Segala sesuatu yang dapat di gunakan untuk menampilkan, menyimpan, mengedit ataupun menghapus data dalam suatu aplikasi pasti ada databasenya.

Langkah-langkah pembuatan database:

1.   Buka Aplikasi Microsoft Office Access (Selanjutnya saya akan menulis Access saja). Saya menyarankan anda menggunakan Microsoft Access 2007 atau yang lebih baru. Di sini saya tidak akan memberitahu bagaimana cara membuka Access, karena itu di luar lingkup pembahasan kita.

2.   Setelah Access terbuka (Gambar 20), klik Blank Database. Di pojok kanan bawah pada kolom Field Name isi nama database, lalu klik create.

 Gambar 20 : Tampilan Awal Microsoft Office Access 2007

1.   Bila muncul tampilan Table Tools (Gambar 21), klik tombol View yang terletak di pojok kiri atas (Lihat panah di gambar), maka akan muncul jendela yang memerintahkan anda untuk mengisi nama table terlebih dahulu sebelum membuat table baru. Beri nama tblPegawai untuk membuat table pegawai. Untuk memudahkan pengenalan file kita nantinya, mari kita biasakan untuk penamaan table menggunakan awalan tbl, untuk form kita menggunakan frm, untuk query kita menggunakan qry dan untuk laporan kita menggunakan rpt lalu di ikuti dengan huruf besar untuk setiap awal kata.

     Contoh: tblPegawai, frmTransaksiPenjualan, qrySubHargaPenjualan, rptPenjualan.

Gambar 21 : Table Tools – Jendela Penamaan Table

1.   Atur propertis tblPegawai seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
IDPegawai	Text
Nama	Text
Alamat	Text
Kota	Text
Telepon	Text
Email	Text
Foto	Attachment
Catatan	Memo

Primary Key : IDPegawai

Caranya       : Letakkan kursor pada field IDPegawai. Klik kanan, pilih Primary Key, atau

                     klik tombol bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar

                          kunci di sebelah kiri IDPegawai.

 Gambar 22 : Table Tools – Design View Table Pegawai

1.   Pada Field Properties IDPegawai atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

 Gambar 23 : Table Tools – Pengaturan Field Properties General IDPegawai

2.2 Table Vendor

Langkah-langkah pembuatan table vendor:

1.   Pada Menu Bar klik Create, pada Ribbon klik Table. Maka akan muncul seperti gambar 21, lalu klik tombol view. Beri nama tblVendor.

2.   Atur propertis tblVendor seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
IDVendor	Text
Nama	Text
Alamat	Text
Kota	Text
Telepon	Text
Email	Text
Logo	Attachment
Catatan	Memo

Primary Key : IDVendor

Caranya       : Letakkan kursor pada field IDVendor. Klik kanan, pilih Primary Key, atau 

                     klik tombo bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar

                          kunci di sebelah kiri   IDVendor.

3.   Pada Field Properties IDVendor atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

2.3 Table Produk

Langkah-langkah pembuatan table produk:

1.   Pada Menu Bar klik Create, pada Ribbon klik Table. Maka akan muncul seperti gambar 21, lalu klik tombol view. Beri nama tblProduk.

2.   Atur propertis tblProduk seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
IDProduk	Text
IDVendor	Text
NamaProduk	Text
Kategori	Text
NoSeriProduk	Text
HargaBeli	Number
MinimalStok	Number
MaksimalStok	Number
Keterangan	Memo

Primary Key : IDProduk

Caranya       : Letakkan kursor pada field IDProduk. Klik kanan, pilih Primary Key, atau 

                     klik tombol bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar

                          kunci di sebelah kiri IDProduk.

3.   Pada Field Properties IDProduk atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

4.   Pada Field Properties IDVendor atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (Duplicates OK)

Lookup
Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	(lihat keterangan)
Bound Column	2
Column Count	1
Column Heads	No
Column Widths	0;2,5 cm

Keterangan:

1.   Pada Row Source klik tanda titik 3 (...) di sebelah kanan, untuk memunculkan letakkan kursor pada kolom kanan row source. Setelah di klik maka akan muncul Query Builder dan jendela Show Table.

2.   Pilih table tblVendor, lalu tutup jendela show table. Untuk Field pilih IDVendor dan Nama. Dan Sort berdasarkan field nama. Jika dalam bahasa SQL = SELECT tblVendor.IDVendor, tblVendor.Nama

FROM tblVendor ORDER BY tblVendor.Nama;

3.   Jika telah selesai tutup query builder, jika ada perintah untuk menyimpan klik Yes.

2.5 Table Transaksi Pembelian

Langkah-langkah pembuatan table transaksi pembelian:

1.   Pada Menu Bar klik Create, pada Ribbon klik Table. Maka akan muncul seperti gambar 21, lalu klik tombol view. Beri nama tblTransaksiPembelian

2.   Atur propertis tblTransaksiPembelian seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
IDPembelian	Text
NoFakturBeli	Text
IDProduk	Text
JumlahBeli	Number
HargaBeli	Number

Primary Key : IDPembelian

Caranya       : Letakkan kursor pada field IDPembelian. Klik kanan, pilih Primary Key. Atau klik tombol

                     Bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar kunci di sebelah kiri

                          IDPembelian.

3.   Pada Field Properties IDPembelian atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

4.   Pada Field Properties IDProduk atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (Duplicates OK)

Lookup
Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	(lihat keterangan)
Bound Column	2
Column Count	1
Column Heads	No
Column Widths	0;2,5 cm

Keterangan:

1.   Pada Row Source klik tanda titik 3 (...) di sebelah kanan, untuk memunculkan letakkan kursor pada kolom kanan row source. Setelah di klik maka akan muncul Query Builder dan jendela Show Table.

2.   Pilih table tblProduk, lalu tutup jendela show table. Untuk Field pilih IDProduk dan NamaProduk,

dan Sort berdasarkan field nama. Jika dalam bahasa SQL = SELECT tblProduk.IDProduk, tblProduk.NamaProduk FROM tblProduk ORDER BY tblProduk.NamaProduk;

3.   Jika telah selesai tutup query builder, jika ada perintah untuk menyimpan klik Yes.

Tujuan pembuatan row source seperti di atas agar yang muncul nanti di table tblTransaksiPembelian dan form subfrmTransaksiPembelian bukan IDProduk, melainkan nama produknya. Tapi kunci penganturan yang lain agar berhasil terletak pada Field Properties Lookup Bound Column, Column Count dan Column Widths. Jika ketiga field tersebut anda setting secara default (aturan standar Access), nama produk tidak akan pernah muncul, yang muncul adalah IDProduk.

2.6 Table Penjualan

Langkah-langkah pembuatan table penjualan:

1.   Pada Menu Bar klik Create, pada Ribbon klik Table. Maka akan muncul seperti gambar 21, lalu klik tombol view. Beri nama tblPenjualan

2.   Atur propertis tblPenjualan seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
NoFakturJual	Text
TglFakturJual	Date/Time
DibuatOleh	Text
NoHPPelanggan	Text
Cara Bayar	Text
TanggalBayar	Date/Time
JumlahBayar	Number
Pajak	Number
Transport	Number
Catatan	Memo

Primary Key : NoFakturJual

Caranya       : Letakkan kursor pada field NoFakturJual. Klik kanan, pilih Primary Key. Atau klik tombol

                     Bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar kunci di sebelah kiri

                          NoFakturJual.

3.   Pada Field Properties NoFakturJual atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

4.   Pada Field Properties DibuatOleh atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (Duplicates OK)

Lookup
Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	(lihat keterangan)
Bound Column	2
Column Count	1
Column Heads	No
Column Widths	0;2,5 cm

Keterangan:

1.   Pada Row Source klik tanda titik 3 (...) di sebelah kanan, untuk memunculkan letakkan kursor pada kolom kanan row source. Setelah di klik maka akan muncul Query Builder dan jendela Show Table.

2.   Pilih table tblPegawai, lalu tutup jendela show table. Untuk Field pilih IDPegawai dan Nama. Dan Sort berdasarkan field nama. Jika dalam bahasa SQL = SELECT tblPegawai.IDPegawai, tblPegawai.Nama

FROM tblPegawai ORDER BY tblPegawai.Nama;

     Jika telah selesai tutup query builder, jika ada perintah untuk menyimpan klik Yes.

Tujuan pembuatan row source seperti di atas agar yang muncul nanti di table tblPenjualan, query qryTtransaksiPenjualan dan form frmTransaksiPenjualan bukan IDPegawai, melainkan nama pegawainya. Tapi kunci penganturan yang lain agar berhasil terletak pada Field Properties Lookup Bound Column, Column Count dan Column Widths. Jika ketiga field tersebut anda setting secara default (aturan standar Access), nama pegawai tidak akan pernah muncul, yang muncul adalah IDPegawai.

2.7 TableTransaksi Penjualan

Langkah-langkah pembuatan table transaksi penjualan:

1.   Pada Menu Bar klik Create, pada Ribbon klik Table. Maka akan muncul seperti gambar 21, lalu klik tombol view. Beri nama tblTransaksiPenjualan

2.   Atur propertis tblTransaksiPenjualan seperti di bawah ini:

Field Name	Data Type	Description
IDPenjualan	Text
NoFakturJual	Text
IDProduk	Text
JumlahJual	Number
HargaJual	Number

Primary Key : IDPenjualan

Caranya       : Letakkan kursor pada field IDPenjualan. Klik kanan, pilih Primary Key. Atau klik tombol

                     Bergambar kunci di sebelah kiri atas. Maka akan muncul gambar kunci di sebelah kiri

                          IDPenjualan.

3.   Pada Field Properties IDPenjualan atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

4.   Pada Field Properties IDProduk atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (Duplicates OK)

Lookup
Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	(lihat keterangan)
Bound Column	2
Column Count	1
Column Heads	No
Column Widths	0;2,5 cm

Keterangan:

1.   Pada Row Source klik tanda titik 3 (...) di sebelah kanan, untuk memunculkan letakkan kursor pada kolom kanan row source. Setelah di klik maka akan muncul Query Builder dan jendela Show Table.

2.   Pilih table tblProduk, lalu tutup jendela show table. Untuk Field pilih IDProduk dan NamaProduk,

dan Sort berdasarkan field nama. Jika dalam bahasa SQL = SELECT tblProduk.IDProduk, tblProduk.NamaProduk FROM tblProduk ORDER BY tblProduk.NamaProduk;

     Jika telah selesai tutup query builder, jika ada perintah untuk menyimpan klik Yes.

5.   Pada Field Properties IDPenjualan atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (No Duplicates)

6.   Pada Field Properties IDProduk atur seperti di bawah ini:

General
Field Size	25
Required	Yes
Allow Zero Length	No
Indexed	Yes (Duplicates OK)

Lookup
Display Control	Combo Box
Row Source Type	Table/Query
Row Source	(lihat keterangan)
Bound Column	2
Column Count	1
Column Heads	No
Column Widths	0;2,5 cm

Keterangan:

1.   Pada Row Source klik tanda titik 3 (...) di sebelah kanan, untuk memunculkan letakkan kursor pada kolom kanan row source. Setelah di klik maka akan muncul Query Builder dan jendela Show Table.

2.   Pilih table tblProduk, lalu tutup jendela show table. Untuk Field pilih IDProduk dan NamaProduk,

dan Sort berdasarkan field nama. Jika dalam bahasa SQL = SELECT tblProduk.IDProduk, tblProduk.NamaProduk FROM tblProduk ORDER BY tblProduk.NamaProduk;

Jika telah selesai tutup query builder, jika ada perintah untuk menyimpan klik Yes.

Tujuan pembuatan row source seperti di atas agar yang muncul nanti di table tblTransaksiPenjualan, dan form subfrmTransaksiPenjualan bukan IDProduk, melainkan nama produknya. Tapi kunci penganturan yang lain agar berhasil terletak pada Field Properties Lookup Bound Column, Column Count dan Column Widths. Jika ketiga field tersebut anda setting secara default (aturan standar Access), nama produk tidak akan pernah muncul, yang muncul adalah IDProduk.

Pembuatan table yang di perlukan telah selesai. Anda dapat mengisi data pada masing-masing table yang telah anda buat untuk memastikan bahwa table yang anda buat benar. Contoh data yang anda isi juga berguna dalam pembuatan query pada bab berikutnya untuk memastikan bahwa query yang anda buat telah benar.

ASA-Pembelian Dan Penjualan - Bab 3